目次
- ■ 残業なし、定時退社への心構え
- 1 完璧を目指さない。50点の出来で上司に確認する
- 2 即断・即決・即実行
- 3 作業を始めるときは、必ずタイマーをセットする
- 4 『いつからやんの?』、『いつまでにやんの?』時間制限を設ける
- 5 メールは即テンプレート化
- 6 ファイルはカテゴリ分けして、保存する
- 7 マニュアル化のために作業する
- 8 シングルタスク
- 9 まずやることは、タスクを細切れにすること
- 10 人へのアラートは、全てスケジュール登録する。
- 11 帰るときにはメールboxを空にする
- 12 PCのデスクトップに、ファイルを置かない
- 13 机の上を整理する
- 14 メールの二度見は禁止
- 15 一人になれる場所に逃げる
- 16 ●●な作業が得意な人を覚えておく
- 17 長電話をしない
- 18 頼みごとをする時、使用時間を伝える
- 19 伝えるものを明確にしておく
- 20 相手との理解のズレを、常に修正する
- 21 『●日の▲時までに、提出してください』
- 22 「言葉の定義」を明確にする。
- 23 『どうすれば昨日より、5秒早くなるの?』
- 24 やらなくて良いことは無視する
- 25 資料作成のスタートは「手書き」
- 24 資料はコンパス
- 25「頑張らないで成果を、出すこと」を追求する
- 26 ショートカットを駆使する
- 27 TMC作りを趣味にする
- 28 上司に楽をさせる
- 29 困ったときの5W1H
- 30 すべてのTODOは、スケジュールへGO!
- 31 TODOアプリを活用する
- 32 すべてを忘れるために、メモを取る
- 33 面倒くさい客、やりたくない仕事が、最優先
- 34 無理しない。無理な場合は上司に泣きつく
- ○ 残業をなくし、定時退社するために
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今日は過去に書いた、ブログ記事を整理するために、漁っていたら、残業せずに定時退社するための心がまえ的なものを、発見しました。
これは、自分が仕事を速く終わらせるために、心がけていることをまとめたものです。今日は、その一部を紹介したいと思います。
■ 残業なし、定時退社への心構え
私自身が実践していた心構え!!
1 完璧を目指さない。50点の出来で上司に確認する
私自身が完璧主義なところがあるので、完璧を目指そうと拘り過ぎると、なかなか進まず、手が止まってしまうこともあるので、50点の仕上がりで、まずは上司の確認を取るようにする。ずっと自分視点で考えていると前に進まないので、客観視することが大切。
2 即断・即決・即実行
即断=削れるのもを削る(辞める・断る)
即決=実施するのものを決める
即実行=削れるものを削った後に、本当にやるべき事を決めれば、実行に移す
これをできるだけ早いサイクルで廻して行くこと。
3 作業を始めるときは、必ずタイマーをセットする
実施するタスクにより、おおよその時間配分を考えて、タイマーを設定することによって、集中力を向上させる効果と惰性でやらない事を意識しながらやる。
4 『いつからやんの?』、『いつまでにやんの?』時間制限を設ける
新しいタスクに関しては、いつから、いつまでに完成させるのか。
の時間を設ける。タスクの優先順位が変わってくる。
5 メールは即テンプレート化
時間を短縮するためです。
冒頭や文末の挨拶文は、決まり切っているので、テンプレートを作成しておくと楽です。内容に関しても、そのまま使い回しできそうなものは、そのまま使うこともあります。
6 ファイルはカテゴリ分けして、保存する
自分自身の頭を整理するとともに、パソコン内のファイルをカテゴリ分けして、保存する事をお勧めします。時間短縮にもなります。仕事の効率は上がります。
(意外とできていない人が大いのが事実)
7 マニュアル化のために作業する
大概の作業はマニュアル化できるのを前提で、一番効率の良い方法を探し続けることで、自分自身の作業効率が上がると共に、マニュアルがあれば、自分以外の誰かに任せることができます。
8 シングルタスク
→シングルタスク →シングルタスク →シングルタスク
マルチタスクを避ける‼️ 複数のタスクを持っているとは想いますが、同時進行は不可能なので、優先順位を決めてから、一つずつ片付けて行く。
9 まずやることは、タスクを細切れにすること
全てのタスクが短時間で終わるものではないので、一つのタスクの中でも区切り部分を作って、60〜90ぐらいの間の切りがいいところで切って、細切れにしていきます。
10 人へのアラートは、全てスケジュール登録する。
何か人と会う予定があれば、必ず会う前日の通知と移動時間を含めて、当日の15分前に到着するように、逆算してアラームを設定しています。(毎日人と会う営業の方だと、前日に確認していると想います。)
11 帰るときにはメールboxを空にする
当日中に来たメールは、確認して、処理するORスケジュール帳に移行すれば、その日のうちに、全て削除します。(期間付きのもの・重要事項と判断されたものはアーカイブ)
12 PCのデスクトップに、ファイルを置かない
ファイルをUSBに入れて置くと、自分自身でデータ管理ができるからです。
デスクトップへの保管は、見栄えを意識していることもあります。
13 机の上を整理する
机の上は、PC・ペン・メモ帳・必要資料・スマホのみで、全て定位置が決まっています。
14 メールの二度見は禁止
メールを二度見したところで、何も変わらないので、二度見は時間の無駄です。一度見て、重要なものは、星マークかアーカイブしておきます。
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15 一人になれる場所に逃げる
一人で落ち着ける場所に行くことで、リフレッシュできます。
誰か人がいると、無駄な会話で、時間を浪費することが大半です。
(あくまでも、大半で、全てとは言いません)
16 ●●な作業が得意な人を覚えておく
パソコンが得意な人や教えるのが上手い人、作業が早い人を把握していると、いざという時に、大活躍してくれます。
17 長電話をしない
電話は15分以上かかるなら『このあと打ち合わせあるんで、また連絡します』
18 頼みごとをする時、使用時間を伝える
『5分だけお時間、よろしいでしょうか?』
『1分だけお時間、よろしいでしょうか?』
19 伝えるものを明確にしておく
『2点お伺いしたいことがあります』
『今日の目的は●●で、ゴールは▲▲です』
20 相手との理解のズレを、常に修正する
同じ目標に向かっていたとしても、常に理解のズレは起きています。
例えば、富士山を登ると言っても、、、
どんな格好で登るのか?どのルートで登るのか?どこで休憩するのか?
常にズレが起きています。そして、人数が多ければ、多いほどズレは至る所で起きているので、修正していきます。
なので、確認、確認、また確認です。
21 『●日の▲時までに、提出してください』
誰かに仕事を任せるときは、期限を設定してあげることで、優先順位を明確にして作業をしてもらいます。そして、自分自身の作業の進捗状況と合わせる。
22 「言葉の定義」を明確にする。
言葉のズレもめちゃくちゃ起きることなので、より詳しく説明して、一致させなければいけません。例えば、『発注しといて』とだけ伝えると何の発注をどこまでするのかわからないので、『在庫が足りてない分のドリンクだけ発注していて』ってな感じです。
23 『どうすれば昨日より、5秒早くなるの?』
常に作業の効率化を考えて、取り組む事を意識する。初めは、先輩から教わって要領やマニュアル通りにやると想いますが、それを鵜呑みにせずに、効率の良い方法を常に追求します。
24 やらなくて良いことは無視する
できるだけ自分の業務範囲以外は、横耳で入って来たとしても、勇気を持って無視をする。
25 資料作成のスタートは「手書き」
感覚でやらずに、初めは用紙に段落や重要キーワードを記載して、大枠を作成してから、実際に資料を作成して行く。
24 資料はコンパス
資料作成は、まず上手く体現できているものを真似ることで、スムーズに流れます。なので、初めは真似から入り、目標やゴール地点を示してあげれば、道を歩いている時のコンパスのように、行動を導いてくれます。
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25「頑張らないで成果を、出すこと」を追求する
頑張らないと言えば、語弊があるかもしれませんが、一生懸命頑張ることには変わりないのですが、頑張る(気を張る)=顔晴る(楽しんでやる)を意識すること。楽して成果を出す事を意識する事を追求する。
26 ショートカットを駆使する
特にPCのショートカットキーを多用する。
相談や報告で、監督系列を飛ばせるものは飛ばす。
実際に自分がしていたのは、管理職ではない先輩に相談しなくてもいいものは、相談しないという事です。直接、監督系列に報告相談する方がスピード感はあります。
27 TMC作りを趣味にする
TMC(テンプレート、マニュアル、チェックリスト)を活用することで、効率は圧倒的に向上します。作成するのに時間は要するのですが、目先のことを考えずに先のことを考えると、作業効率は向上します。
28 上司に楽をさせる
結論を先に伝えて、、、
『上司への質問は、YESかNOで答えられるようになっているか?』
を意識することで、上司の考える時間を省くことができます。
その際の説明時に、不備があれば、ストップがかかります。
29 困ったときの5W1H
When、Where、Who、What、Why・How
の観点で、一つずつ当てはめて考えることで、解を導けることが大半です。
30 すべてのTODOは、スケジュールへGO!
TODOリストを作成したら、特に人との約束事を優先的にスケジュールへ差し込んでいきます。いちいち思い出すのも一苦労ですし、忘れると信用を失うことになりかねないので、要注意です。
31 TODOアプリを活用する
アプリで、TODOリストを作成して、完了したものは削除していけるようなものがあるので、便利なアプリはどんどん活用する。
32 すべてを忘れるために、メモを取る
メモを取ることで、忘れることができるので、メモは必須です。
やるべき仕事は雪崩のように流れ込んでくるので、思い返すためにメモすることを心掛けましょう。
33 面倒くさい客、やりたくない仕事が、最優先
突っかかってくる人は、 後回しにされると、より怒りの火が大きくなるので、まずは面倒くさい客から、対応してあまりにも迷惑がかかる場合は、出禁にすることもやむ終えません。やりたくない仕事は引き受けないのが一番なのですが、もし引き受けてしまったら、最優先でやります。先に憂鬱なやりたくない仕事を置いておくと、大切な仕事の精度が落ちてしまうからです。
34 無理しない。無理な場合は上司に泣きつく
無理をすることは自分自身に良くないと共に、無理してやることで、上司の要求に応えれなければ、やったにも関わらず、マイナス評価を受けるので、無理な場合早めに助け舟を出すことが、後々の自分と周りを助けることになります。
![](https://i0.wp.com/www18.a8.net/0.gif?resize=1%2C1&ssl=1)
○ 残業をなくし、定時退社するために
![](https://i1.wp.com/winningcareer.net/wp-content/uploads/2019/05/img_0979-3.jpg?resize=96%2C96&ssl=1)
あなたの時間短縮や生産性を上げるヒントになれば、幸いです。
【残業をなくし、定時退社するために、心がけたい34のこと】
でした。