残業なし、定時退社するための心得３４

■ 残業なし、定時退社への心構え
○ 残業をなくし、定時退社するために
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今日は過去に書いた、ブログ記事を整理するために、漁っていたら、残業せずに定時退社するための心がまえ的なものを、発見しました。
これは、自分が仕事を速く終わらせるために、心がけていることをまとめたものです。今日は、その一部を紹介したいと思います。

■ 残業なし、定時退社への心構え

私自身が実践していた心構え！！

これであなたも、残業なし、定時退社まっしぐら！！

１　完璧を目指さない。50点の出来で上司に確認する

私自身が完璧主義なところがあるので、完璧を目指そうと拘り過ぎると、なかなか進まず、手が止まってしまうこともあるので、50点の仕上がりで、まずは上司の確認を取るようにする。ずっと自分視点で考えていると前に進まないので、客観視することが大切。

２　即断・即決・即実行

即断＝削れるのもを削る（辞める・断る）
即決＝実施するのものを決める
即実行＝削れるものを削った後に、本当にやるべき事を決めれば、実行に移す

これをできるだけ早いサイクルで廻して行くこと。

３　作業を始めるときは、必ずタイマーをセットする

実施するタスクにより、おおよその時間配分を考えて、タイマーを設定することによって、集中力を向上させる効果と惰性でやらない事を意識しながらやる。

４　『いつからやんの？』、『いつまでにやんの？』時間制限を設ける

新しいタスクに関しては、いつから、いつまでに完成させるのか。
の時間を設ける。タスクの優先順位が変わってくる。

５　メールは即テンプレート化

時間を短縮するためです。
冒頭や文末の挨拶文は、決まり切っているので、テンプレートを作成しておくと楽です。内容に関しても、そのまま使い回しできそうなものは、そのまま使うこともあります。

６　ファイルはカテゴリ分けして、保存する

自分自身の頭を整理するとともに、パソコン内のファイルをカテゴリ分けして、保存する事をお勧めします。時間短縮にもなります。仕事の効率は上がります。
（意外とできていない人が大いのが事実）

７　マニュアル化のために作業する

大概の作業はマニュアル化できるのを前提で、一番効率の良い方法を探し続けることで、自分自身の作業効率が上がると共に、マニュアルがあれば、自分以外の誰かに任せることができます。

８　シングルタスク

　→シングルタスク　→シングルタスク →シングルタスク
マルチタスクを避ける‼️ 複数のタスクを持っているとは想いますが、同時進行は不可能なので、優先順位を決めてから、一つずつ片付けて行く。

９　まずやることは、タスクを細切れにすること

全てのタスクが短時間で終わるものではないので、一つのタスクの中でも区切り部分を作って、60〜90ぐらいの間の切りがいいところで切って、細切れにしていきます。

１０　人へのアラートは、全てスケジュール登録する。

何か人と会う予定があれば、必ず会う前日の通知と移動時間を含めて、当日の15分前に到着するように、逆算してアラームを設定しています。（毎日人と会う営業の方だと、前日に確認していると想います。）

１１　帰るときにはメールboxを空にする

当日中に来たメールは、確認して、処理するORスケジュール帳に移行すれば、その日のうちに、全て削除します。（期間付きのもの・重要事項と判断されたものはアーカイブ）

１２　PCのデスクトップに、ファイルを置かない

ファイルをUSBに入れて置くと、自分自身でデータ管理ができるからです。
デスクトップへの保管は、見栄えを意識していることもあります。

１３　机の上を整理する

机の上は、PC・ペン・メモ帳・必要資料・スマホのみで、全て定位置が決まっています。

１４　メールの二度見は禁止

メールを二度見したところで、何も変わらないので、二度見は時間の無駄です。一度見て、重要なものは、星マークかアーカイブしておきます。　

１５　一人になれる場所に逃げる

一人で落ち着ける場所に行くことで、リフレッシュできます。
誰か人がいると、無駄な会話で、時間を浪費することが大半です。
（あくまでも、大半で、全てとは言いません）

１６　●●な作業が得意な人を覚えておく

パソコンが得意な人や教えるのが上手い人、作業が早い人を把握していると、いざという時に、大活躍してくれます。

１７　長電話をしない

電話は15分以上かかるなら『このあと打ち合わせあるんで、また連絡します』

１８　頼みごとをする時、使用時間を伝える

『５分だけお時間、よろしいでしょうか？』
『１分だけお時間、よろしいでしょうか？』

１９　伝えるものを明確にしておく

『２点お伺いしたいことがあります』
『今日の目的は●●で、ゴールは▲▲です』

２０　相手との理解のズレを、常に修正する

同じ目標に向かっていたとしても、常に理解のズレは起きています。
例えば、富士山を登ると言っても、、、
どんな格好で登るのか？どのルートで登るのか？どこで休憩するのか？
常にズレが起きています。そして、人数が多ければ、多いほどズレは至る所で起きているので、修正していきます。
なので、確認、確認、また確認です。　

２１　『●日の▲時までに、提出してください』

誰かに仕事を任せるときは、期限を設定してあげることで、優先順位を明確にして作業をしてもらいます。そして、自分自身の作業の進捗状況と合わせる。　

２２　「言葉の定義」を明確にする。

言葉のズレもめちゃくちゃ起きることなので、より詳しく説明して、一致させなければいけません。例えば、『発注しといて』とだけ伝えると何の発注をどこまでするのかわからないので、『在庫が足りてない分のドリンクだけ発注していて』ってな感じです。

２３　『どうすれば昨日より、５秒早くなるの？』

常に作業の効率化を考えて、取り組む事を意識する。初めは、先輩から教わって要領やマニュアル通りにやると想いますが、それを鵜呑みにせずに、効率の良い方法を常に追求します。　

２４　やらなくて良いことは無視する

できるだけ自分の業務範囲以外は、横耳で入って来たとしても、勇気を持って無視をする。

２５　資料作成のスタートは「手書き」

感覚でやらずに、初めは用紙に段落や重要キーワードを記載して、大枠を作成してから、実際に資料を作成して行く。

２４　資料はコンパス

資料作成は、まず上手く体現できているものを真似ることで、スムーズに流れます。なので、初めは真似から入り、目標やゴール地点を示してあげれば、道を歩いている時のコンパスのように、行動を導いてくれます。　

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２５「頑張らないで成果を、出すこと」を追求する

頑張らないと言えば、語弊があるかもしれませんが、一生懸命頑張ることには変わりないのですが、頑張る（気を張る）＝顔晴る（楽しんでやる）を意識すること。楽して成果を出す事を意識する事を追求する。

２６　ショートカットを駆使する

特にPCのショートカットキーを多用する。
相談や報告で、監督系列を飛ばせるものは飛ばす。
実際に自分がしていたのは、管理職ではない先輩に相談しなくてもいいものは、相談しないという事です。直接、監督系列に報告相談する方がスピード感はあります。　

２７　TMC作りを趣味にする

TMC（テンプレート、マニュアル、チェックリスト）を活用することで、効率は圧倒的に向上します。作成するのに時間は要するのですが、目先のことを考えずに先のことを考えると、作業効率は向上します。

２８　上司に楽をさせる

結論を先に伝えて、、、
『上司への質問は、YESかNOで答えられるようになっているか？』
を意識することで、上司の考える時間を省くことができます。
その際の説明時に、不備があれば、ストップがかかります。

２９　困ったときの5W1H

When、Where、Who、What、Why・How
の観点で、一つずつ当てはめて考えることで、解を導けることが大半です。

３０　すべてのTODOは、スケジュールへGO！

TODOリストを作成したら、特に人との約束事を優先的にスケジュールへ差し込んでいきます。いちいち思い出すのも一苦労ですし、忘れると信用を失うことになりかねないので、要注意です。

３１　TODOアプリを活用する　

アプリで、TODOリストを作成して、完了したものは削除していけるようなものがあるので、便利なアプリはどんどん活用する。

３２　すべてを忘れるために、メモを取る

メモを取ることで、忘れることができるので、メモは必須です。
やるべき仕事は雪崩のように流れ込んでくるので、思い返すためにメモすることを心掛けましょう。　

３３　面倒くさい客、やりたくない仕事が、最優先

突っかかってくる人は、後回しにされると、より怒りの火が大きくなるので、まずは面倒くさい客から、対応してあまりにも迷惑がかかる場合は、出禁にすることもやむ終えません。やりたくない仕事は引き受けないのが一番なのですが、もし引き受けてしまったら、最優先でやります。先に憂鬱なやりたくない仕事を置いておくと、大切な仕事の精度が落ちてしまうからです。